Construir una empresa, y sobretodo mantenerla, es una tarea ardua que requiere todo tu esfuerzo: pago de impuestos, permisos con la Administración Pública, papeleo de todo tipo, pago mensual de las nóminas, captación de nueva clientela, servicio pos venta,… y por error solemos descuidar una parte igual de importante: amueblar y decorar la oficina de trabajo, el centro de operaciones de la empresa que, con tanto esfuerzo y horas dedicadas, estamos levantando.

Muy probablemente pasaremos más tiempo en nuestra oficina de trabajo que en nuestra propia casa. Además debemos tener en cuenta que, si compartimos el mismo espacio con varios trabajadores más, y cada uno desempeña distintas funciones, sus espacios de trabajo no pueden ser iguales para desempeñar correctamente sus responsabilidades. E igual de importante, la imagen corporativa de tu oficina dependerá en parte de la impresión de los clientes que visiten vuestras instalaciones. Los colores de las paredes, la primera puerta, el mostrador de atención al público resultan elementos imprescindibles para transmitir la imagen que queremos.

No planear previamente la distribución del espacio.

Es el primero de los errores que suelen cometerse, y el más habitual. Amueblar una oficina no se limita sólo a colocar unas mesas, una silla por cada trabajador, unos cuantos ordenadores y dar de alta una línea telefónica y una conexión a Internet.

No tener en cuenta la iluminación de los distintos puestos de trabajo.

Sin ninguna duda, la luz natural siempre es la preferida para trabajar. La luz natural ahorra energía, aumenta la productividad y el bienestar del trabajador o la trabajadora y reduce la fatiga visual. Pero si no podemos acceder a la luz natural, o sólo de manera limitada, y debemos recurrir a la luz artificial, deberemos recurrir por la iluminación LED de bajo consumo. A pesar de ser más cara, la luz LED es más eficiente y a la larga resulta mucho más barata, pues duran hasta cuatro veces más y su coste se amortiza.

Dejar los cables sueltos.

En el espacio de trabajo conviven torres de ordenador, monitores, impresoras, altavoces, lámparas… dispositivos que necesitan conectarse a una fuente de alimentación para funcionar. Sobretodo por seguridad, pero también para evitar que no se vean por ser antiestéticos, deberemos recurrir a canaletas para taparlos y conducirlos, o a falsos fondos para que los cables se distribuyan por el subsuelo y así evitar que crucen las mesas y pasillos de la oficina.

No elegir la mesa de oficina correcta.

La mesa de oficina es la protagonista del puesto de trabajo. Sobre la mesa ubicaremos el papeleo que debamos resolver al momento, la herramienta de trabajo que probablemente sea un ordenador, y despacharemos distintos temas con nuestros compañeros de trabajo o clientes. Cada mesa oficina debe adaptarse a cada puesto de trabajo y, siempre que sea posible, combinarlas con el resto de la oficina para un diseño conjunto.

Además, también debemos tener en cuenta la mesa de reuniones, tanto para las reuniones con todos los miembros de un departamento, o de todos los trabajadores de la oficina si es pequeña, o para tratar con las visitas de clientes con el espacio y la comodidad suficientes.

No disponer de suficiente espacio como almacén.

Durante la jornada laboral se intercambia documentación, se imprimen papeles para facilitar su lectura, se generan documentos legales para su uso o consulta posterior y… todo este papeleo necesita guardarse, archivarse y clasificarse en algún sitio. Acumular papeles sobre la mesa de trabajo transmite una muy mala imagen, de desorden y acumulación de faena sin resolver.